In der Beschaffung und im Vertrieb fallen die Begriffe Sales Order und Purchase Order häufig im selben Atemzug. Gemeint ist in beiden Fällen ein Bestellvorgang zwischen zwei Unternehmen. Trotz der Nähe im Sprachgebrauch sind diese beiden Begriffe nicht deckungsgleich.
Maßgeblich ist hier der Blickwinkel: Eine Purchase Order steht für die Bestellung, die das kaufende Unternehmen auslöst, während die Sales Order den dazugehörigen Kundenauftrag auf Seiten des liefernden Unternehmens abbildet.
Wird diese Trennlinie konsequent eingehalten, lassen sich Missverständnisse in Abstimmungen deutlich reduzieren.
Der Unterschied liegt nicht im Papier, sondern im Blickwinkel
In einem Geschäftsvorfall können Purchase- und Sales Order gleichzeitig existieren, nur eben in unterschiedlichen Organisationen. Auf Käuferseite ist die Purchase Order die ausgehende Bestellung, auf Verkäuferseite wird daraus der eingehende Auftrag, der als Sales Order geführt wird.
Im Tagesgeschäft entstehen Unklarheiten oft dort, wo beide Seiten nur von „Bestellung“ sprechen. Dann können Nummern verwechselt, Positionen falsch referenziert oder Teillieferungen nicht eindeutig zugeordnet werden.
Nur wer konsequent benennt, ob es um PO oder SO geht, kann Abstimmungsaufwand reduzieren. Bei mehreren Lieferabrufen oder parallelen Projekten ist dies von großer Bedeutung.
Purchase Order ist die Bestellung aus Sicht des Einkaufs
Die Purchase Order, meist als PO abgekürzt, entsteht im kaufenden Unternehmen. Sie wird typischerweise dann ausgelöst, wenn der Bedarf und die Konditionen geklärt sind und eine verbindliche Bestellung an einen Lieferanten gehen soll.
In der PO stehen die wesentlichen Eckdaten, etwa Artikel oder Leistungen, Mengen, vereinbarte Preise, gewünschte Liefertermine, Lieferadresse und auch Zahlungsbedingungen. Häufig kommen interne Referenzen wie Bestellnummer, Projektbezug oder Kostenstelle hinzu.
Für den Käufer ist die Purchase Order das zentrale Dokument, an dem später der Wareneingang und die Rechnungsprüfung ausgerichtet werden.
Sales Order ist der Kundenauftrag auf Verkäuferseite
Die Sales Order, kurz SO, wird im liefernden Unternehmen angelegt, sobald eine Kundenbestellung eingeht. Das kann manuell, über einen Onlinekanal oder über eine Schnittstelle erfolgen.
Inhaltlich kann die SO viele Angaben der PO widerspiegeln, erfüllt aber eine andere Aufgabe. Sie steuert die interne Abwicklung des Verkäufers, von der Verfügbarkeitsprüfung über die Terminierung bis zu Kommissionierung, Versand und Fakturierung.
In vielen Systemen ist die Sales Order außerdem der Ankerpunkt für Kundenkommunikation, Servicelevel und spätere Auswertungen, etwa zu Lieferleistung oder Retouren.
Zwei Prozessketten und zwei Steuerungslogiken
Die Purchase Order ist im „Purchase-to-Pay“-Ablauf verankert. Dort geht es vom Bedarf über die Bestellung und den Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung und Zahlung.
Die Sales Order gehört zum „Order-to-Cash“-Ablauf. Dieser beginnt bei der Auftragsannahme, führt über Lieferung und Rechnungserstellung und endet beim Zahlungseingang.
Verbindlichkeit und Annahme werden unterschiedlich dokumentiert
In vielen Geschäftsbeziehungen gilt die Purchase Order als Bestellung des Käufers, die erst durch Annahme verbindlich wird. Wie diese Annahme aussieht, hängt von Vereinbarungen und Gepflogenheiten ab, etwa durch eine explizite Bestätigung oder durch die tatsächliche Ausführung.
Die Sales Order dokumentiert hingegen auf Verkäuferseite, welche Konditionen angenommen wurden und welche Leistung zugesagt ist. Genau deshalb lohnt der Blick auf Abweichungen. Ändern sich Liefertermin, Menge oder Preis, sollte das nachvollziehbar festgehalten werden, damit später weder Wareneingang noch Rechnung an widersprüchlichen Daten hängen bleiben.
Deutsche Begriffe sorgen oft für zusätzliche Verwechslung
Im Deutschen wird Purchase Order je nach Umfeld als Bestellung, Einkaufsbestellung oder Bestellauftrag bezeichnet. Sales Order heißt häufig Kundenauftrag, Verkaufsauftrag oder Auftragsbestätigung. Gerade diese, wird im Alltag manchmal als Synonym verwendet, obwohl sie eher die Annahme oder eine Anpassung bestätigt.
Diese Begriffsvielfalt ist ein häufiger Auslöser für Missverständnisse.
Klarheit entsteht, wenn PO und SO als feste Kurzformen etabliert und in Systemen sowie in Korrespondenzen konsequent verwendet werden.
Warum PO und SO in ERP-Systemen getrennt bleiben
Obwohl beide Dokumente denselben Vorgang beschreiben, greifen sie auf unterschiedliche Stammdaten und Regeln zurück.
Käufer arbeiten mit Lieferantenstammsätzen, internen Kontierungen und oft eigenen Artikelbezeichnungen. Verkäufer arbeiten mit Kundennummern, Preislisten, Rabatten, Steuerlogik und internen Materialnummern.
Ebenso werden auf Verkäuferseite Lieferadresse und Rechnungsadresse häufig getrennt geführt, während der Käufer stärker aus seiner eigenen Bedarfsperspektive plant.
Diese Unterschiede erklären, warum PO und SO eigenständige Belege mit eigener Nummernlogik und eigener Steuerungsfunktion sind.
Abweichungen zwischen PO und SO sind häufig, aber beherrschbar
In der Praxis übernimmt ein Verkäufer eine Purchase Order nicht immer eins zu eins. Gründe sind Verpackungseinheiten, Mindestmengen, Produktionszyklen, Lieferfenster oder auch Verfügbarkeiten. Seine Sales Order wird dann so angelegt, dass sie lieferfähig und systemseitig sauber abwickelbar ist.
Für den Käufer ist dann entscheidend, solche Abweichungen früh zu erkennen, damit Wareneingang und Rechnungsprüfung nicht gegen die ursprüngliche Bestellung laufen.
In digitalen Prozessen wird die Trennung besonders wichtig
Bei elektronischer Übermittlung wird eine Purchase Order häufig als strukturierte Nachricht übertragen und auf Verkäuferseite in eine Sales Order umgesetzt. Folgebelege wie Bestätigung, Lieferavis und Rechnung bauen dann auf dieser Kette auf.
Wenn Begriffe oder Referenzen unsauber gepflegt sind, entstehen typische Fehler: fehlende Belegzuordnung, Positionsabweichungen, abgebrochene Automatisierungen oder unnötige manuelle Nacharbeit.
Eine saubere Begriffslogik ist deshalb nicht nur eine Frage der Sprache, sondern wirkt sich direkt auf Prozessstabilität und Datenqualität aus.